Sunday, 17/11/2019 - 16:36|
Chào mừng bạn đến với cổng thông tin điện tử của Trường Trung Học Cơ Sở Yên Trấn

Kỹ năng 5S chốn công sở

“Hãy cho tôi thấy bàn làm việc của bạn, tôi sẽ nói cho bạn biết bạn là người như thế nào?”

Kỹ năng 5S chốn công sở

Kỹ năng 5S chốn công sở

 

Đó là câu vui vui Hương dán  góc bàn để nhắc nhở mình thực hiệc 5S mỗi ngày. Mọi người thường cho rằng sắp xếp rất mất thời gian nhưng sau khi áp dụng 5S, nơi làm việc luôn ngăn nắp, gọn gàng, và chỉ cần chưa đến 1 phút để lấy ra thứ mình cần thì họ đã thay đổi.

 Hương đã làm điều đó như thế nào?
 


Nếu bạn thực hiện 5S gọn gàng ngăn nắp nhưng anh A chị B mượn cây kéo, kẹp giấy, tài liệu vứt bừa bãi hoặc không trả lại thì bạn không thể duy trì sự gọn đẹp, sắp xếp khoa học được rồi. Hãy tạo ra sự mong muốn thực hiện 5S bằng phần thưởng nếu bạn là sếp. Nếu bạn không phải là sếp hãy nhờ sếp hỗ trợ ra lệnh thực hiện và viết rõ các yêu cầu và lên kế hoạch kiểm tra giám sát.





Bạn hãy lôi tất cả mọi thứ ra và bắt đầu điểm danh chúng. Những vật gì không  cần thiết thì kiên quyết “gởi” vào thùng rác. Chỉ có thế, nhưng khi thực hiện thì lại khó khăn vô cùng vì bạn luôn bị lúng túng khi quyết định thứ gì sẽ ra đi. Sự tiếc rẻ sẽ là kẻ thù lớn nhất mà bạn phải tranh đấu. Thông thường nếu làm tốt bước S1, thì quá bán hoặc hầu như tất cả mọi thứ trên bàn của bạn sẽ biến mất trừ cái điện thoại, đồ cắm bút và bình hoa hoặc khung ảnh gia đình. Cái thời phải có một đống tài liệu to như núi trên bàn để chứng minh ‘tôi quan trọng’ hoặc ‘tôi bận rộn’ đã qua rồi!
 

Bước một chỉ có vậy, đơn giản quá phải không? Với bước hai này, công việc của bạn là sắp xếp chúng cho khoa học. Ví dụ: Bấm giấy xếp cạnh kim bấm, thư gởi cho khách hàng nằm ở folder file out, thư khách hàng gởi ở file out, tài liệu quảng cáo dịch vụ phải để chung khu vực lưu mẫu...
 
Những nguyên tắc được sử dụng thường xuyên trong bước 2 này là:
•  Cái gì sử dụng thường xuyên thì để gần, ít dùng để xa
•  Cái gì cũng phải có tên gọi và địa chỉ. Nếu bạn không biết gọi một vật dụng là cái gì, bạn sẽ khó mà tìm thấy nó hoặc nhờ người khác tìm nó.
•  Hãy dùng cách đánh số nhà chung cư để tổ chức địa chỉ cho mọi vật dụng. Bạn có thể bắt đầu bằng ‘Lô A’, ‘lô B’, sau đó là ‘tầng 1, tầng 2’, tiếp đến là số phòng (tức là các ngăn tủ)
•  Dùng màu sắc để đánh dấu và đạt được tốc độ tìm kiếm cao nhất...
 
Tài liệu sau khi phân loại bỏ vào folder và đánh số. Sau đó làm mục lục tra cứu cho các folder dán lên giá kệ. Hãy tưởng tượng mỗi khi cần tìm tài liệu, bạn chỉ cần tra mục lục. Lướt mắt nhìn dãy folder đã được đánh số. Và, hấp. Đây rồi!
Bạn hãy mua hộp chia nhiều ngăn đựng văn phòng phẩm. Sau đó,dán nhãn có ghi tên vật dụng ở đáy ngăn. Ví dụ:”Kéo” dán ở đáy ngăn đựng kéo,  tương tự với“kim bấm”, “gôm”, “bút xoá”... Vậy nếu một sáng đẹp trời bạn mở hộp mà đánh vần được chữ Kéo bạn hiểu mình đã thiếu vật gì ngay tắp lự bởi ngày thường đồ vật để lên che khuất bạn có thấy chữ này đâu..
 

Việc vệ sinh hàng ngày chỉ mất vài phút nhưng nó giúp có một khu vực làm việc sạch sẽ, thơm tho. Thực chất bước này cũng là bước kiểm soát cho bước 2 xem mọi thứ có đúng ở vị trí qui định hay không. Khi mọi việc được ngăn nắp sạch sẽ thì tư duy cũng thông thoáng hơn.
 

Ba bước trình bày ở trên đã khiến cho khu vực làm việc trở thành ngôi nhà thứ hai ấm cúng gọn gàng với dấu ấn cá nhân của bạn trong mắt sếp và khách hàng rồi đó. Ai mà chẳng muốn trao cơ hội cho một người luôn chu đáo.
 
Người Nhật không dừng sự thoả mãn ở đây. Họ tiếp tục đưa ra 2 bước củng cố để  luôn đảm bảo cam kết, luôn cải tiến loại bỏ thao tác dư thừa để tiết kiệm thời gian hơn nữa.
 

Đây là bước nhằm chuẩn hoá, qui trình hoá những điều đã đạt được ở ba bước trên. Hãy tưởng tượng nếu không qui trình hoá thì tất cả mọi người sẽ làm lộn tùng phèo mọi thứ: một người dẹp, người kia bày... Tất cả chỉ là do không thống nhất về thời gian, qui định chung...
 

Khi tất cả đã có qui trình rồi thì việc cải tiến nó nhằm không ngừng loại bỏ thao tác thừa, giúp nơi làm việc luôn đạt  độ linh hoạt cao theo sự thay đổi công việc... sẽ giúp cho bạn luôn ở tư thế làm chủ mọi thay đổi.
 
Cuộc sống của chúng ta vốn luôn bận rộn với bao mối quan tâm khác nhau. Nếu bạn không muốn hao phí thời gian cho việc lục tìm một thứ gì đó cả ngày trời và hết ngày này qua ngày khác, thì hãy thực hiện 5S ngay hôm nay để sống thảnh thơi hơn, bạn nhé.
 
Tặng bạn đọc vần thơ sưu tầm dễ ghi nhớ về kỹ thuật 5S
 đi thôi, lộn xộn rồi
 gọn gàng,  thôi
 hàng ngày như sắc đẹp
 mọi lúc, đẹp mọi nơi

 
Nguồn:

Nguồn: thcsyentran.edu.vn
Bài tin liên quan
Chính phủ điện tử
Tin đọc nhiều
Liên kết website
Thống kê truy cập
Hôm nay : 44
Hôm qua : 125
Tháng 11 : 1.544
Năm 2019 : 31.570